Proces zamówień.

Dla nas proces zamówień to nie tylko przetarg. Początkiem jest budżetowanie lub określenie istniejącej potrzeby, a końcem procesu jest płatność i ocena wykonawcy usługi lub dostawcy towaru.

Główne ryzyka w procesie zamówień:

korupcja

zmowy dostawców

dostawa wadliwych towarów / usług

Błędy w płatnościach

Analiza procesu

Realizując usługę zapoznajemy się z badanym obszarem, poprzez analizę regulacji, jak i istniejącą kulturę organizacji i praktykę działania. Sprawdzamy czy istniejące mechanizmy są skuteczne i efektywne.

Zgodność działań

Badamy zgodność faktycznych działań z istniejącymi regulacjami wewnętrznymi na każdym etapie zamówienia.

Wykrywanie nadużyć

Sprawdzamy, czy system zabezpieczony przed nadużyciami. W trakcie usługi zwracamy szczególną uwagę na tzw. czerwone flagi, wskazujące możliwość nadużyć.

Sprawdź funkcjonowanie procesu zamówień w firmie.

Możesz wybrać, które elementy procesu zamówień mają zostać objęte audytem! Podajemy również przykładowe pytania przypisane do elementów procesu zamówień.

Budżetowanie

Czy budżet jest przestrzegany? Czy jest racjonalny?

Zamówienia

Czy istnieje regulamin zakupów? Czy zapewnia on wybór najlepszej oferty? Czy istnieją mechanizmy chroniące przed korupcją w zamówieniach?

Dostawa

Czy usługi i towary są oceniane? Czy dochodzi do zmiany kosztów w trakcie realizacji usługi? Czy ta sama osoba zamawia i ocenia towar?

Ewidencja

Czy istnieje rejestr zamówień? Czy płatność faktur musi wynikać z wcześniejszych zamówień? Czy jest osoba odpowiedzialna za weryfikację?

Płatność

Czy każda płatność jest przyporządkowana do zamówienia? Czy za płatności odpowiada więcej niż jedna osoba? Czy istnieją mechanizmy chroniące przed nadużyciami w płatnościach?

Raport.

Efektem naszych prac jest raport z audytu.
Jego główne elementy to:

Ocena i kryteria

Najważniejszym elementem raportu jest podsumowanie wyników, zawierające najważniejsze informacje dla zlecającego. Bez czytania wielu stron możliwe jest poznanie wyników audytu. Opisane są również kryteria oceny.

Wyniki badań

W dalszej części raportu opisane są wyniki przeprowadzonych badań oraz odniesienie do czynności potwierdzających wnioski. Wyniki przedstawiają odchylenia od określonej normy i wpływ na istniejące ryzyko.

Zalecenia

Do stwierdzonych odchyleń od normy przypisane zostaną zalecenia, których realizacja powinna przyczynić się do minimalizacji ryzyka rezydualnego.