18 września 2023 roku świat ujrzał zdjęcia pomieszczenia w którym Komendant Główny Policji wystrzelił z granatnika, który miał być głośnikiem. Zniszczenia po wysłuchaniu jedynego utworu z „głośnika” są równie oczywiste, co fakt, iż po takim zdarzeniu 01 powinien „odsunąć się na bok”. Podobna „impreza” na zwykłym komisariacie skończyłaby się prawdopodobnie zawieszeniem „DJ-a”.

Pod tynkiem i kurzem po wystrzale leży problem głębszy od dziury w podłodze gabinetu: nasza niechęć do procedur. Hipoteza ta nie ma poparcia w żadnych badaniach, a oparta jest jedynie na moim doświadczeniu. Póki nie jednak zostanie obalona, twierdzę, że jako społeczeństwo traktujemy wszelkie procedury z przymrużeniem oka, nie mając nic przeciwko ich naginaniu i omijaniu kiedy tylko to możliwe. Usprawiedliwieniem naszym niech będzie fakt, iż procedura ogranicza naszą swobodę, a wpisaną w geny mamy walkę o wolność.

Nie twierdzę, że każde ominięcie procedur jest złe. Przypuszczając, że ktoś zobowiązany do przestrzegania procedury, łamiąc ją, ryzykuje wszystko, w imię wyższego dobra, to takie zachowanie naprawdę należy szanować i pochwalać.

Tak się jednak składa, że te bohaterskie wyjątki raczej giną w powszechności codziennego „poważania” procedur.

Zacznijmy od definicji. Procedura – to ustalony sposób prowadzenia działania lub procesu. Krok po kroku opisane instrukcje, które należy wykonać, aby osiągnąć cel. Mamy procedurę podchodzenia do lądowania, procedurę leczenia konkretnych chorób. Podmioty gospodarcze wprowadzają procedury składania zamówień. Osoba zaznajamiana z bronią palną, w ramach podstaw, uczona jest czynności polegających na sprawdzaniu czy broń jest zabezpieczona i rozładowana (procedura sprawdzenia broni). Poprzez wprowadzenie kolejnych opisanych kroków, procedury zapewniają nam bezpieczeństwo. Jeśli jesteś nowicjuszem w danej dziedzinie, możesz realizować proces wpatrując się w procedurę. Realizujesz zadanie przez wiele godzin i jesteś zmęczony – możesz zerknąć w procedurę, czy wykonałeś wszystkie niezbędne kroki.
B-e-z-p-i-e-c-z-e-ń-s-t-w-o.

Istnieje historia o pograniczniku brytyjskim, który na bardzo małym przejściu granicznym, najpierw sprawdził dokumenty mężczyzny przekraczającego granicę, następnie zgodnie z procedurą dokładnie sprawdził jego bagaż, aby po chwili przywitać się z nim serdecznie. Był to jego przyjaciel.
W miejsce przyjaciela, wstawić można „wysoki urzędnik państwowy”, „prezes”, „komendant”, czy też „uroczo spoglądająca piękna blondynka”. Historia zasłyszana, być może tylko zmyślona, więc dla odmiany prawdziwa, z naszego polskiego podwórka:
Na pewnym komisariacie policji, komendant wprowadził zakaz używania jednego z wejść. Powodem było uszkodzenie systemu blokowania drzwi. Niesamowite musiało być jego zdziwienie, gdy próbując wejść do budynku właśnie tymi drzwiami, usłyszał podniesiony głos funkcjonariusza z zaparkowanego tuż obok radiowozu: „Drugimi drzwiami!”.
Niestety, osób które by tak krzyknęły do przełożonego jest niewiele. Co więcej, niezmiernie często można spotkać osobę „u władzy”, której procedury ani trochę nie obchodzą.

Procedury są odpowiedzią na istniejące ryzyka. Bez znaczenia czy chodzi o prywatną spółkę, czy organ administracji państwowej. Procedura ma zapewnić sprawne i bezpieczne funkcjonowanie procesów, a co za tym idzie osiągnięcie postawionych celów. Oczywiście istnieją procedury które są nieodpowiednie (jak i wręcz głupie) w stosunku do istniejących realiów lub niezrozumiałe dla ich odbiorców.

Rozwiązaniem dla drugiego problemu będzie prawidłowa komunikacja z odbiorcami procedury. Powinni wiedzieć z czego wynika procedura, na jakie ryzyka odpowiada i co najważniejsze powinni mieć możliwość komunikowania swoich uwag. Te uwagi będą przydatne zawsze, ponieważ żadna procedura nie jest na zawsze. Stosowana m.in. w ramach standardu ISO formuła PDCA (Plan, Do, Check, Act) zakłada, że procesy powinny być: zaplanowane, wykonane, sprawdzone (tutaj sprawdzamy co możemy ulepszyć, zbieramy informacje), poprawione.

i tak w kółko… A jeśli nie wiesz, czy procedury działają, czy mają sens – zadzwoń do audytora ;).